Šiuolaikinėje darbo rinkoje produktyvumas nebėra matuojamas tik valandomis, praleistomis prie kompiuterio ekrano. Tai gebėjimas protingai valdyti laiką, efektyviai komunikuoti ir automatizuoti pasikartojančius procesus. Nuotolinis darbas ir hibridiniai modeliai suteikė laisvės, tačiau kartu atnešė ir naujų iššūkių – nuolatinius pranešimus, išsiblaškymą ir sudėtingesnį komandinį darbą.
Technologijos dažnai kaltinamos dėl mūsų dėmesio blaškymo, tačiau jos gali būti ir geriausias priešnuodis. Tinkamai parinkti skaitmeniniai įrankiai veikia tarsi „išoriniai smegenys“ – jie atsimena tai, ką jūs pamirštate, organizuoja tai, kas sujaukta, ir atlieka nuobodžius darbus už jus.
Šiame straipsnyje apžvelgsime 5 interneto įrankius, kurie padeda suvaldyti skaitmeninį triukšmą ir leidžia susikoncentruoti į tai, kas svarbiausia – vertės kūrimą.
1. „Notion“: Jūsų antrosios smegenys ir viskas viename
Jei reikėtų pasirinkti tik vieną įrankį, kuris galėtų pakeisti penkis kitus, tai būtų „Notion“. Tai nėra tiesiog užrašų knygelė ar užduočių sąrašas – tai lanksti duomenų bazė, leidžianti susikurti visiškai individualizuotą darbo aplinką.
Kodėl tai veikia?
Daugelis darbuotojų kenčia nuo informacijos fragmentacijos: dokumentai yra „Google Drive“, užduotys – „Trello“, o asmeniniai užrašai – telefone. „Notion“ sprendžia šią problemą, leisdamas viską laikyti vienoje vietoje.
Pagrindinės funkcijos:
- Hierarchinė struktūra. Skirtingai nuo įprastų aplankų, čia puslapis gali būti dedamas į kitą puslapį be jokių apribojimų, sukuriant logišką informacijos medį.
- Duomenų bazės. Jūs galite sukurti lenteles, kurios veikia ne tik kaip „Excel“, bet ir gali būti transformuojamos į kalendorių, Kanban lentą ar galeriją vienu paspaudimu.
- Bendradarbiavimas realiuoju laiku. Komandos nariai gali komentuoti, redaguoti ir priskirti užduotis tame pačiame dokumente.
Pavyzdys: Vietoj to, kad naudotumėte atskirą programą projektų valdymui, „Notion“ galite susikurti puslapį „Projektas X“, kuriame bus ir užduočių sąrašas, ir susitikimų užrašai, ir visa reikalinga dokumentacija. Tai sumažina laiko švaistymą ieškant informacijos skirtingose platformose.
2. „Toggl Track“: Sąžiningas žvilgsnis į laiko panaudojimą
Vienas didžiausių produktyvumo priešų – iliuzija, kad dirbame daugiau nei iš tikrųjų. Dažnai atrodo, kad prie projekto praleidome visą dieną, tačiau realybėje didžiąją laiko dalį „suvalgė“ pašalinės veiklos. „Toggl Track“ yra laiko sekimo įrankis, kuris padeda pamatyti objektyvią tiesą.
Kodėl tai veikia?
Internetas yra pilnas pagundų. Kartais darbuotojai nė nepastebi, kiek laiko praleidžia socialiniuose tinkluose, skaito pramogines naujienas ar lankosi svetainėse, kur siūlomi azartiniai lošimai internete. Nors tai gali atrodyti kaip trumpa penkių minučių pertraukėlė, dažnai tokie nukrypimai išblaško dėmesį ilgam laikui. „Toggl Track“ fiksuoja kiekvieną minutę, todėl pamatote realią statistiką, kur dingsta jūsų brangiausias resursas.
Pagrindinės funkcijos:
- Paprastumas. Laikmatį galima įjungti vienu paspaudimu naršyklėje, telefone ar kompiuteryje.
- Ataskaitos. Savaitės pabaigoje matote spalvotas diagramas, kurios parodo jūsų produktyvumo ir „tuščio laiko“ santykį.
- Pomodoro laikmatis. Įrankis turi integruotą funkciją, leidžiančią dirbti 25 minučių intervalais su trumpomis pertraukomis.
Pavyzdys: Pradėję sekti laiką, galite nustebti pamatę, kad elektroninio pašto tvarkymui skiriate 1,5 valandos, nors manėte, kad užtrunkate tik 15 minučių. Ši įžvalga leidžia priimti sprendimą tikrinti paštą tik nustatytomis valandomis.
3. „Loom“: Kai vaizdas vertas tūkstančio elektroninių laiškų
Nuotolinis darbas dažnai kenčia nuo dviejų kraštutinumų: arba begaliniai susirašinėjimai tekstu, kurie sukelia nesusipratimus, arba varginantys vaizdo skambučiai („Zoom“ nuovargis), kurie pertraukia darbo eigą. „Loom“ siūlo trečiąjį kelią – asinchroninę vaizdo komunikaciją.
Kodėl tai veikia?
Žmonės kalba daug greičiau nei rašo. Be to, intonacija ir ekrano vaizdas perduoda kontekstą, kurio trūksta tekste. „Loom“ leidžia įrašyti savo ekraną ir balsą (bei veidą mažame apskritime) ir akimirksniu sugeneruoti nuorodą, kuria galima pasidalinti.
Pagrindinės funkcijos:
- Greitas dalinimasis. Nereikia siųsti didelių vaizdo failų – gavėjas tiesiog paspaudžia nuorodą ir žiūri vaizdo įrašą naršyklėje.
- Reakcijos ir komentarai. Žiūrovai gali palikti komentarus konkrečioje vaizdo įrašo vietoje.
- Redagavimas. Galite iškirpti nereikalingas pauzes ar klaidų vietas tiesiog naršyklėje.
Pavyzdys: Užuot rašę ilgą instrukciją kolegai, kaip naudotis nauja programine įranga, tiesiog įrašote 3 minučių „Loom“ vaizdo įrašą. Tai taupo laiką abiem pusėms ir užtikrina informacijos aiškumą.
4. „Slack“: Daugiau nei susirašinėjimas – tai skaitmeninis biuras
Nors el. paštas niekur nedingsta, vidinei komandos komunikacijai jis dažnai yra per lėtas ir per daug formalus. „Slack“ tapo standartu daugelyje įmonių, nes jis perkelia bendravimą į realų laiką, tačiau suteikia struktūrą.
Kodėl tai veikia?
„Slack“ sumažina vidinių el. laiškų kiekį drastiškai. Pagrindinė jo jėga – kanalai (teminės grupės). Tai leidžia atskirti projektus, skyrius ar net laisvalaikio temas, kad informacija pasiektų tik tuos, kam ji aktuali.
Pagrindinės funkcijos:
- Integracijos. „Slack“ draugauja su beveik visais kitais įrankiais. Čia galite gauti pranešimus iš „Google Drive“, „Trello“ ar „Jira“.
- Paieška. Galinga paieškos sistema leidžia rasti seniai siųstus failus ar žinutes, todėl jokia svarbi informacija nepasimeta.
- Statuso nustatymai. Galite aiškiai nurodyti, kada dirbate, o kada esate susitikime.
Pavyzdys: Sukuriate kanalą „#projektas-marketingas“. Visa diskusija ir failai guli ten. Naujas komandos narys, prisijungęs prie kanalo, iškart mato visą kontekstą.
5. „Zapier“: Nematomas robotas, dirbantis už jus
Jei pastebite, kad dažnai atliekate tą patį veiksmą – pavyzdžiui, gaunate el. laišką su sąskaita ir ją rankiniu būdu įkeliate į sistemą – jums reikia automatizacijos. „Zapier“ yra įrankis, jungiantis skirtingas programas.
Kodėl tai veikia?
Palikti svarbius, pasikartojančius verslo procesus rankiniam valdymui yra neefektyvu. Tiesą sakant, tai primena situaciją, kai versle dominuoja azartiniai lošimai: jūs tiesiog tikitės, kad „pasiseks“ ir nieko nepamiršite, tačiau be sistemos klaidų tikimybė yra didžiulė. „Zapier“ pašalina šį rizikos faktorių, užtikrindamas, kad duomenys visada nukeliaus ten, kur reikia, be jokio žmogiškojo įsikišimo.
Pagrindinės funkcijos:
- Tūkstančiai integracijų. Palaikoma daugiau nei 5000 programėlių.
- Nereikia programavimo žinių. Viskas valdoma vizualiai, dėliojant loginius blokus.
- Daugiapakopiai veiksmai. Galite sukurti sudėtingas sekas (pvz., gavus užsakymą -> išsiųsti padėkos laišką -> įtraukti į lentelę).
Pavyzdys: Nustatote, kad kiekvieną kartą, kai kas nors užpildo formą svetainėje, duomenys automatiškai nukeliauja į jūsų naujienlaiškių sistemą, o pardavimų vadovas gauna pranešimą.
Įrankiai tėra pradžia
Visi šiame straipsnyje paminėti įrankiai – „Notion“, „Toggl Track“, „Loom“, „Slack“ ir „Zapier“ – turi potencialo iš esmės pakeisti jūsų darbo dieną. Tačiau svarbu atsiminti vieną taisyklę: įrankis yra tik priemonė, o ne tikslas.
Jei praleisite visą dieną konfigūruodami tobulą sistemą, bet neatliksite realių darbų, tai nebus produktyvumas. Rekomenduojama pradėti pamažu. Pasirinkite vieną sritį, kuri kelia daugiausiai streso, ir pritaikykite tinkamą įrankį.
Technologijos turi tarnauti jums, suteikdamos daugiau laisvės ir erdvės kūrybai, o ne atvirkščiai. Išbandykite šiuos įrankius ir leiskite jiems perimti rutiną, kol jūs rūpinsitės idėjomis.